E-mail | Configurando um Cliente de E-mail

Aviso importante referente ao armazenamento de mensagens em provedores estrangeiros

ATENÇÃO! Conforme o Decreto Nº 8.135, de 4 de Novembro de 2013, há orientação da Presidência da República contra o armazenamento de dados da administração federal em centros de processamento de dados não providos pela própria esfera federal.

1. O Google, para suportar a integração, armazena sua senha para poder recuperar os e-mails. Esta senha fica armazenada de forma aberta, ou seja, não pode-se garantir que eventualmente a senha possa ser usada para acessar qualquer serviço do INF ou da UFRGS (incluindo sistemas administrativos e acadêmicos), além de dados de projetos e de pesquisa.

2. O processo estabelecido pelo GMail guarda uma cópia dos e-mails em seus servidores, que ficam hospedados em centro de dados estrangeiros, sob os quais a Administração da Rede não tem gerência. Desta forma não podemos assegurar que os dados não serão acessados/usados por terceiros.

3. Uma vez configurada a integração, a Administração da Rede exime-se de prestar suporte para recebimento e envio de e-mails – o usuário deverá solicitar diretamente ao Google este suporte. Como trata-se de infraestrutura externa ao Instituto de Informática, não temos gestão sobre o mesmo.

4. O serviço de anti-SPAM do Instituto de Informática continua ativo, desta forma é de responsabilidade do usuário acessar periodicamente sua conta no INF (através do Webmail ou outro cliente de e-mail) e verificar a pasta SPAM.

Configurações

Para usar sua conta com seu cliente de e-mail ( Thunderbird ou Outlook ), você não mais precisará saber os endereços dos servidores, pois eles serão automaticamente detectados. Clique aqui para saber informações adicionais sobre os servidores e portas, caso seu cliente de e-mail não seja suportado pelo sistema de auto configuração.

Abaixo, seguem as configurações dos clientes mais populares:

Mozilla ThunderBird no Windows

(Favor ler atentamente antes de realizar a configuração)

Já possuo instalado o thunderbird.

  • 1 Siga os passo a partir do item 3, abaixo.

Primeira vez que usa o thunderbird.

  • 1. Faça o download do programa visitando o link http://br.mozdev.org/thunderbird/
  • 2. Abra o Thunderbird e logo após feche novamente, para que a identidade seja criada sem sua máquina.
  • 3. Instale o certificado raiz. Verifique acima como realizar a instalação automática. (É necessário instalar apenas uma única vez).
  • 4. Abra novamente o thunderbird:
  • 5. Entre em configurar contas a partir das teclas ALT+F e depois N.( versão em português ) ou teclas ALT+E e depois A.( versão em Inglês )
  • 6. Na parte inferior da tela, você encontrará o botão ( Ações de conta. Clique e aparecerá um sub menu Nova conta de email ).
  • 7. Nos campos que apareceram digite, seu nome, endereço de email. Neste momento não adicione a senha. Seu endereço de email pode ser nos seguintes formatos: ( login@inf.ufrgs.br ) ou (nome.sobrenome@inf.ufrgs.br), caso já tenha criado. Após preencher os campos clique me continuar, Concluir e OK.
  • 8. Novamente feche a abra a aplicação e repita a opção 5.
  • 8. Encontre o perfil da sua conta e clique na opção Antispam (lembre-se no seu perfil)
  • 9. Apenas marque a opção ( mover novos spans para: )
  • 10. Se desejar habilitar o Arquivamento de mensagens Antigas, siga as instruções mais abaixo, sem clicar em concluir, caso contrário clique em OK.

Arquivamento de mensagens antigas

O arquivamento de mensagem move suas mensagem de sua pasta Entrada ou Enviados para uma estrutura organizada por períodos. Recomendamos alterar a seguinte opção para maior legibilidade:

  • 11. Clique em Cópias e Pastas
  • 12. Seção Arquivamento de mensagens -> botão Opções
  • 13. Marque a caixa Manter a estrutura de pastas existente das mensagens arquivadas.
  • 14. Confirme a alteração em OK
  • 16. Clique em OK novamente para encerrar a configuração.

Consultando seu espaço em disco

Cada usuário dos serviços do .inf possue um espaço de dados no servidor.Este espaço é limitado, porém dotado de políticas de segurança e backup, sendo o gerenciamento deste recurso responsabilidade do titular da conta.O Thunderbird, por padrão no canto inferior direito da tela, informa ao usuário quando a quota atinge 75% do espaço disponível.

Thunderbird-quota

Lembre-se: Se sua quota ultrapassar 100%, você NÃO receberá mais mensagens de e-mail. Portanto, gerenciar este recurso é sua responsabilidade.

Como mover um spam para pasta Spam ou Junk de forma automática.

  • 1. Entre em configurar contas a partir das teclas ALT+F e depois O.( thunderbird em português )
  • 2. Clique em Segurança de após na aba a Antispam. Apenas marque a opção Ao marcar a mensagem como spam:.
  • 3. Tecle OK e pronto.

Outlook 2007 ou superior

Windows 8

  • 1. Para o funcionamento correto do Outlook ou Windows Live Mail, é necessário realizar uma mudança no registro do windows.
  • 2. Clique aqui para baixar e executar a mudança no seu windows.

Configuração Automatica

  • 1. Instale o certificado raiz, pelo modo Automático e após siga as instruções abaixo. Clique aqui
  • 2. Ao criar uma nova conta:
    • 2.1 a tela pedirá seu nome, endereço de email e senha. O seu endereço de email pode ser nos seguintes formatos: ( login@inf.ufrgs.br ) ou seu alias caso já tenha criado. (nome.sobrenome@inf.ufrgs.br).
  • 3. Clique em continuar.
  • 4. Não é necessário saber nenhuma informação de servidor ou porta, pois as configurações serão reconhecidas de forma automática.
  • 5. Clique em concluir.

Configuração Manual

Algumas combinações de Windows+Outlook não estão funcionando com a autoconfiguração. Nesse caso é necessário realizar a configuração de forma manual, conforme passos abaixo.

  • Instalar certificado raiz do INF, vide instruções no tópico Certificados de Segurança. A seguir, acessar menu Arquivo > Nova Conta de Email > Definir manualmente > Email da Internet, e informar seus dados de conexão:
Nome: Seu nome
Email: username@inf.ufrgs.br
Tipo de conta: IMAP
Servidor de Entrada: imap.inf.ufrgs.br
Servidor de Saída: smtp.inf.ufrgs.br
Informações de Logon:
Nome de usuário: username
Senha: ******

Importante: Desmarcar a opção “Testar configurações da conta“.

A seguir, entrar em “Mais configurações“. Na aba “Avançado“, configurar:

Servidor de entrada IMAP: 993
Usar o seguinte tipo de conexão criptografada: SSL 

Servidor de saída SMTP: 465
Usar o seguinte tipo de conexão criptografada: SSL

Na mesma janela, na aba “Servidor de Saída“, marcar “Meu servidor de saída SMTP requer autenticação“.

Clicar em OK para fechar essa janela. Clicar em Avançar e, a seguir, em Concluir.


Mac OS X 10.6.8 usando Apple Mail

  • 1. Instale o certificado raiz, e após siga as instruções abaixo. Clique aqui
  • 2. Acesse o webmail, para que o sistema crie as pastas padrões ( Sent, Trash e Junk ). Não altere estas pastas.
  • 3. Após abra seu “Apple Mail”, crie sua conta ou caso já possua criada, verifique a existência das 3 pastas citadas acima, com ícone que possuem formato pastas.

Habilitando a pasta Junk (Spam).

  • 4. Acesse as configurações da sua conta.Clique em Mail > Preferences… > Junk Mail
  • 5. Clique em Enable junk mail filter e após a opção Move it to the Junk mailbox
  • 6. Feito estas configurações, feche todas as janelas e feche e abra novamente seu leitor

Associando as pastas Trash, Sent e Junk com o servidor IMAP.

  • 7. Selecione primeiramente a pasta Trash que será associada do servidor com seu leitor.
  • 8. Na barra de menus do seu leitor selecione as Mailbox > “Use this mailbox for…” e selecione Trash
  • 12. Repita esta mesma operação para as outras duas pastas ( Sent e Junk ).
  • 13. Feche o seu leitor e Abra-o novamente.

Não vejo as mensagens das minhas pastas, somente a INBOX

Aos substituirmos o servidor IMAP, suas pastas podem deixar de funcionar adequadamente devido ao seu leitor não possuir sistema de auto detecção de pastas.

  • 1. Na barra de menus clique em Mail > Preferences > Accounts > Advanced.
  • 2. No campo IMAP Path prefix remova a texto INBOX.
  • 3. Feche seu leitor e abra-o novamente.
  • 4. Devido a mudança,será necessário refazer os passos 7 a 14.

Mozilla ThunderBird no Linux

  • 1. Siga a mesma as mesmas instruções de configuração do Thunderbird para Windows.
  • 2. É necessário a instalação do certificado raiz. Verifique também como instalar o certificado no linux.

Alterações no sistema de email do INF

Dada a complexidade do nosso o sistema de email, realizamos algumas alterações bastante contundentes em nosso sistema.

  • Clientes de email ( Outlook, Thunderbird, e Clientes de email MacOS X a confirmar.
    • 1. Todo usuário que configurar sua conta nestes clientes citados acima terão suporte a auto configuração, não sendo mais necessário saber o nome de servidor, porta de conexão, etc. Estas dados virão automáticas da rede.
    • 2. Com a auto configuração, os clientes acima terão como protocolo padrão o IMAP, permitindo uma total integração com o novo sistema de webmail.
    • 3. O cliente de email que melhor se adapta ao novo sistema é o Thunderbird. Esta escolha se deve a melhor padronização das pastas, em especial a pasta SPAM, e em alguns casos a Lixeira.
    • 4. Clientes que possuem leitores configurados com protocolo POP, deverão migrar para IMAP. Devido ao protocolo POP, não permitir o gerenciamento de pasta, torna difícil ao usuário controlar sua pasta de SPAM para saber se mensagens foram aprendidas ou não como SPAM. O controle desta pasta só poderá ser feito por clientes webmail e IMAP.
    • 5. O protocolo IMAP, por padrão, permite manter sincronizado mensagens que estão no servidor servidor e ser cliente de email que está em sua máquina local, permitindo a leitura dos emails, mesmo sem conexão a internet.
  • 3. O Cliente de webmail
    • 1. A nova interface, permite mensagens serem arrastadas com mouse de uma pasta para outra
    • 2. Permite o uso teclado para apagar mensagens entre outras funções.
    • 3. Possibilidade de marcar uma mensagem como SPAM e já mové-la para a pasta SPAM.
    • 4. Possibilidade de criar filtros ou regras, movendo mensagens do INBOX para outra pastas, melhorando a gerência das mensagens.
      • 4.1. Muito útil para usuário que utilizam celular, e não querem que determinada mensagem ( LISTAS ) fiquem na Caixa de Entrada.
      • 4.2. Os Filtros ficarão no servidor, portanto fizer uso de qualquer leitor de email, ( outlook, etc ), os mesmos já visualizaram suas pastas organizadas.
    • 5. Mensagens com tag [ ***SPAM*** ], serão automaticamente movidas para a pasta SPAM, devendo o usuário mover a mensagens da SPAM, para que o sistema aprenda que dada mensagem não é spam, ou vice-versa.
    • 6. Se você possuir um alias de email (nome.sobrenome@inf.ufrgs.br), este será automaticamente configurado em seu webmail, não precisado qualquer intervenção.
  • Pasta Spam
    • Procure verificar sempre suas mensagens pois a partir de agora, você passará a treinar suas mensagens indicando o que é spam ou não. Esta pasta terá suas mensagens automaticamente apagadas a cada 30 dias.