Autores:

Douglas P. B. Renaux

Paulo André Zanotto

Curitiba, 28 de Agosto de 1997

Nesta seção serão definidos os conceitos de workflow utilizados nesta proposta. Estes conceitos são baseados no documento Workflow Management Coalition -Terminology & Glossary, número WFMC-TC-1011 e compreendem: workflow, documento, tarefa, ator, grupo e atividade.

A automatização de um processo de trabalho, por completo ou uma parte dele, durante o qual documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante a outro para serem alvos de ações, de acordo com um conjunto de regras procedurais.

Qualquer arquivo cadastrado como tal pelo usuário, no gerenciador de base de dados do sistema.

A representação de um trabalho a ser realizado (por um participante de um workflow), no contexto de uma atividade.

Sinônimos:

• trabalho (ex: revisão de documento, formatação);
• objeto de trabalho;
• item de fila de trabalho;
• item de trabalho;
• elemento.

Um recurso que executa o trabalho representado por uma instância ativa de um workflow. Este trabalho é normalmente composto por uma ou mais tarefas atribuidas a um participante de um workflow via uma lista de tarefas.

Sinônimos:

• Agente;
• Jogador;
• Usuário;
• Trabalhador.

Conjunto de atores que possui uma mesma identificação dentro do sistema, além de sua identificação particular. Qualquer passagem de informações, documentos e tarefas feita a esta identificação de grupo, equivale a passagem individual para cada elemento do grupo.

Uma descrição de uma parte de um trabalho que realiza um passo lógico dentro de um processo. Uma atividade pode ser manual, que não suporta automatização computacional, ou uma atividade automatizada de workflow. Uma atividade de workflow requer recursos humanos e/ou recursos de máquina para executar o processo. Onde um recurso humano é requerido, uma atividade é atribuída a um participante de um workflow.

Sinônimos:

• Passo;
• Nodo;
• Tarefa;
• Elemento de trabalho;
• Elemento de processo;
• Operação;
• Instrução.

• Um workflow refere-se apenas a um documento.
• Representação de dois aspectos do fluxo de trabalho: o controle, que mostra os caminhos das tomadas de decisões feitas durante a execução ; e a troca de mensagem, que mostra as mensagens trocadas pelas atividades de um workflow e seus possíveis caminhos.
• Apenas um ator, cadastrado como "Autor", pode modificar, salvar e apagar um documento da base de dados. Assim, o fluxo do documento não é representado, ficando implicito que todas as atividades pertencentes a um workflow o acessam apenas para leitura. Qualquer nova versão do documento que deva ser gerada por algum outro ator, que não o Autor, deve ser passada a este como uma mensagem e por ele atualizada no banco de dados.
• Existe o conceito de hierarquia na organização de workflows. Um workflow pode causar o disparo de outro. O disparador é definido como de nível mais alto que o disparado.
• Template é um arquivo do tipo workflow que não pode ser modificado em sua estrutura, apenas em determinadas propriedades de seus elementos, sendo assim redefinido como um novo workflow. Por exemplo, com a estrutura de um template de distribuição cria-se diversos workflows para diversos documentos envolvendo atores e prazos diferenciados.
• Modelo é um arquivo do tipo workflow que é utiliizado como base para criação de novos workflows. Um modelo é modificado (inclusive em sua estrutura) e redefinido como um novo workflow.

Usuários previamente cadastrados dentro da base de dados do sistema. Por exemplo, um departamento pode ser cadastrado como um grupo dentro do sistema. Se umdocumento for passado a este departamento, todos seus integrantes o receberão.

Pode ter como saídas mensagens ou decisões. Uma atividade só altera o conteúdo de um documento armazenado na base de dados, quando o ator responsável por esta atividade é o dono do documento. Quando mais de um ator apaticipar de uma atividade, suas tarefas serão realizadas em paralelo. O fluxo de saída de uma atividade possui o número de elementos (mensagens/decisões) igual ao número de seu participantes. Uma atividade com decisão significa que a mensagem resultante de sua execução pode ocasionar um desvio de fluxo condicional. Este tipo de atividade só deve possuir um único ator, ou um grupo de atores que gerem uma mensagem/decisão atômica. Exemplos de atividades: revisão, aprovação, criação, armazenamento.

Representação Gráfica:

Indica a passagem de uma mensagem entre atividades. Podem conter avisos, comentários, arquivos, imagens, etc. Quando a mensagem possuir um símbolo "T" como seu conteúdo, este fluxo é chamado de fluxo de término de atividade. Este tipo de fluxo é utilizado para informar a uma atividade que sua predecessora terminou suas tarefas. Um fluxo de mensagens pode ser dividido em n fluxos cada um contendo uma cópia da mensagem original.

Representação Gráfica:

• Fluxo de aviso de término:

Indica a passagem de decisões do tipo sim/não referentes a execução das tarefas da atividade enviadora. Um fluxo de decisões pode ser dividido em n fluxos, cada um contendo o mesmo conteúdo do original.

Representação Gráfica:

Recebe n decisões vindas de n atividades e produz uma decisão positiva, caso todas as suas entradas sejam positivas e negativa se alguma entrada seja negativa. É utilizado para que atividades que estejam sendo realizadas em paralelo coordenem seus resultados. Por exemplo, se três atividades de aprovação de um documento são realizadas em paralelo. A desaprovação de uma delas, impede que o ducumento continue o seu fluxo. A saida negativa é gerada assim que uma entrada negativa for recebida. A saida positiva só é gerada quando todas as entradas tiverem sido recebidas e forem positivas.

Sincroniza o resultado de suas atividades predecessoras. O fluxo de mensagens/decisões só chega ao receptor quando todas as atividades predecessoras tiverem enviado seus resultados. O número de fluxos de entrada de um sincronizador não necessariamente é igual ao número de fluxos de saída.

Representação Gráfica:

Inicia um workflow através de um conjunto mensagens enviadas a um conjunto de atividades. Evento ocasionado por um processo, ator ou documento que habilita as atividades ligadas relacionadas diretamente a ele. Exemplos de gatilhos: termino da revisão, chegada de uma requisição, disparo de um workflow pelo gerente de workflow, envio de documentos para a aprovação.

Fim da execução de um workflow ocasinado pelo não cumprimento de um pré-requisido de alguma atividade. A condição de término deve ser especificada pelo criador do workflow através do controle de fluxo. Exemplos de condições de término anormal: erros encontrados na revisão de um documento, desaprovação.

Término normal de uma execução de um workflow. Nenhuma situação de término anormal foi encontrada.

Representação Gráfica:

Workflow disparado a partir da execução do workflow corrente.