A admissão e permanência nos programas oferecidos pela incubadora dar-se-á mediante Contrato com a Fundação de Apoio. O contrato é o instrumento jurídico que formaliza as relações entre empreendedor (pessoa física) ou empresa (pessoa jurídica) e Centro de Empreendimentos em Informática (CEI), normatiza direitos e obrigações de cada uma das partes, regulamenta encargos, taxas e pagamentos de responsabilidade da empresa e decorrentes do uso de instalações e serviços, estabelece condições e prazos para utilização de instalações e serviços, bem como outras disposições necessárias. As demais questões relacionadas sobre interação entre incubadora e seus empreendedores estão normatizadas neste documento.

Definições:
Empreendedores: sócios das empresas. Usuários: empreendedores e seus colaboradores.
Programas: Pré-incubação, incubação, CEI+, residência, CEImpacto.
Equipe do CEI: técnicos administrativos, diretores, conselheiros, bolsistas.

Formas, deveres e direitos da comunicação do CEI

1. A forma de comunicação oficial entre o CEI e os usuários é através do e-mail. Todas as demandas e comunicações dos usuários para a incubadora devem ser feitas através do e-mail cei@inf.ufrgs.br. Da mesma forma, toda a comunicação da incubadora para os usuários partirá deste e-mail.
2. Adicionalmente, a incubadora mantém grupos de WhatsApp para comunicações diversas, como urgências e oportunidades.
3. Ao contratar junto ao CEI, os empreendedores automaticamente permitem a inclusão de seus números nos grupos de WhatsApp mantidos pela incubadora, bem como a inclusão de seus endereços de e-mails nas listas de distribuição. A saída desses grupos pode ser realizada a qualquer momento pelo empreendedor diretamente pela plataforma em questão.
4. A secretaria do CEI funcionará em dias úteis, das 9:00 às 17:00, presencialmente, podendo sofrer alterações em situações excepcionais. Qualquer alteração dessa disponibilidade será informada aos usuários através dos canais de comunicação.
5. A reserva de espaços (auditório, sala de reuniões, Zspace, laboratórios, container, etc.) pode ser feita através do e-mail ou presencialmente junto à equipe do CEI. As chaves devem ser coletadas e devolvidas na sala da secretaria.
6. Autorizar a veiculação de nome/imagem de seus usuários gratuitamente pelo CEI em seus meios de comunicação.

Serviços e deveres do CEI

7. O CEI disponibiliza espaços comuns como salas de reuniões, área de convivência, coworking, auditório, Zspace, entre outros, podendo haver custos dependendo da natureza do evento. Consulte a equipe do CEI para informações e reservas.
8. O CEI oferecerá serviços de consultoria especializada para os empreendedores vinculados aos programas de pré-incubação e incubação. Demais programas poderão receber o serviço a depender da disponibilidade e do modelo de vinculação com a incubadora.
9. A UFRGS disponibiliza segurança patrimonial nas áreas comuns do campus. A universidade também é responsável pela limpeza das áreas comuns e do espaço interno das salas, mas não de bens particulares.
10. O CEI não é responsável por furtos que possam ocorrer no interior das salas.
11. O CEI não possui viabilidade logística de troca de miolos de fechaduras após a saída de cada empresa. Por esse motivo, sugere-se ao novo empreendedor, quando do início do uso da sala, providenciar a troca do miolo da fechadura e disponibilizar uma cópia da chave para a equipe do CEI.
12. O acesso dos colaboradores às salas ocupadas pelas empresas é de responsabilidade dos empreendedores. O CEI não disponibilizará acesso de colaboradores sem a prévia autorização dos empreendedores.
13. Por determinação da universidade, o CEI mantém uma lista de usuários autorizados a acessar as dependências da incubadora em horários não comerciais. O CEI inclui automaticamente os empreendedores a essa lista. É responsabilidade dos empreendedores informar à equipe do CEI os dados dos eventuais colaboradores que precisam desse acesso.
14. A abertura do prédio em horários não comerciais é realizada pela equipe de segurança da universidade. Em casos de dificuldades de acesso, o usuário pode contatar a equipe do CEI por meio do WhatsApp. A equipe de segurança não possui chaves das salas.
15. A equipe do CEI está apta a receber produtos entregues por transportadoras, a depender do porte do item. Em caso de necessidade de liberação de cancela de acesso, o usuário deve informar a equipe da incubadora com, no mínimo, um turno de antecedência, a placa e o modelo do veículo.
16. Entregas realizadas via Correio deverão ser retiradas diretamente pelos usuários na agência localizada no campus do Vale.
17. Será oferecido aos empreendedores das empresas estacionamento privativo. Este acesso deverá ser renovado semestralmente pela equipe do CEI. O acesso aos demais colaboradores dependerá de disponibilidade informada pela UFRGS.
18. O CEI compromete-se a manter sigilo e utilizar informações exclusivamente para suas atividades, conforme a LGPD, bem como adotar procedimentos administrativos para prevenir o extravio ou perda de documentos ou informações confidenciais.
19. O CEI oferecerá mobiliário e computadores para as empresas atendidas pelos seus programas, exceto para as empresas do programa de residência, que será oferecido conforme disponibilidade.
20. O CEI apoiará a participação em eventos e congressos conforme análise de viabilidade, critérios de desenvolvimento e integração com o ecossistema (descritos na seção Procedimentos de acompanhamento e avaliação) e disponibilidade financeira. Os apoios serão oferecidos, primariamente, por meio do pagamento de diárias. Em contrapartida, o beneficiado deve vincular o logo do CEI em seu material e citar a incubadora em redes sociais e outras formas de divulgação.
21. O CEI possui um banheiro de uso exclusivo para os seus usuários. A chave está disponível na secretaria do CEI.
22. O CEI não providencia serviços como furos em paredes, instalação de móveis, configuração de computadores, fornecimento de pilhas, entre outras atividades operacionais dos negócios, salvo disponibilidade que deverá ser consultada junto à equipe do CEI.
23. A equipe do CEI possui a permissão de livre acesso às salas privativas das empresas para a realização de atividades administrativas ou demais ações necessárias.
24. As empresas serão individualmente notificadas dos resultados dos procedimentos de acompanhamento, bem como de eventuais recomendações e sugestões provenientes da equipe do CEI.

Dos serviços e deveres dos usuários

25. Os incubados devem zelar pela segurança, pelo patrimônio e pelo bom uso de todos os espaços comuns e não comuns da incubadora, seguindo as normas de uso dos espaços físicos da universidade. Manter os espaços limpos, não armazenar louças sujas em suas salas, apagar as luzes e desligar o ar condicionado quando não estiverem em uso, fechar janelas e portas ao sair e não deixar alimentos perecíveis na sala.
26. Cada usuário é responsável pelo alimento deixado na geladeira do espaço coletivo. O CEI não possui equipe de copa; cada usuário é responsável pela lavagem e secagem de seus utensílios.
27. É vedado solicitar à equipe do CEI ou a terceiros serviços estranhos às suas funções.
28. Os empreendedores são exclusivamente responsáveis pelos seus colaboradores, isentando o CEI de pleitos ou reclamações administrativas ou judiciais, bem como não há nenhum tipo de responsabilidade solidária ou subsidiária da incubadora em relações contratuais entre empreendedores e terceiros.
29. É vedado exercer atividades varejistas, atacadistas ou industriais que demandem depósito de mercadorias (exceto equipamentos necessários para a execução de suas atividades), práticas ilícitas, ou que violem a moral, como pirâmides ou agenciamento de vendedores.
30. O acesso à Internet deve ser feito respeitando a legislação, as políticas e normas vigentes e preservando a imagem da Universidade, conforme Cartilha de Segurança disponibilizada no site do CPD da UFRGS. A UFRGS pode monitorar seu uso para eventuais perícias, identificando os usuários e quais páginas foram visitadas.
31. O empreendedor que causar dano a outro empreendedor, ao CEI ou a terceiros deverá arcar com os prejuízos financeiros, podendo responder civil e criminalmente.
32. Eventuais modificações nas estruturas, instalação de mobiliário ou de equipamentos, mesmo quando ocorrerem em área privativa, só poderão ser realizadas com o consentimento prévio da equipe do CEI.
33. Benfeitorias de caráter permanente decorrentes de alterações e reformas realizadas com o consentimento da incubadora incorporar-se-ão ao patrimônio da UFRGS.
34. Em caso de emergência (curto-circuito, incêndio, vazamento de água, etc.) e na ausência de usuários, a equipe do CEI está autorizada a ingressar na sala para solucionar o problema. Caso haja prejuízo e fique comprovado que a origem do imprevisto foi ocasionada pelo uso indevido de algum equipamento por parte de algum dos usuários, o empreendedor será responsável por ressarcir os prejuízos financeiros.
35. Qualquer tipo de avaria em mobiliário ou equipamento durante o uso dos espaços (privativo ou não) da incubadora são de responsabilidade do usuário, devendo este ressarcir eventuais prejuízos.
36. Ao desocupar a sala de uso privativo, esta deve estar em condições de uso no mínimo equivalentes às recebidas (mobiliário, estação de trabalho, iluminação, etc.). É responsabilidade do empreendedor deixar os armários destrancados e/ou com as chaves e retirar todas as senhas de bloqueio dos computadores.
37. As empreendedores são responsáveis pelo bom uso e conservação. Danos por mau uso devem ser ressarcidos.

Procedimentos de acompanhamento e avaliação

Para a permanência na pré-incubação, incubação, residência e demais programas de aceleração oferecidos pela incubadora, exige-se dos participantes:

38. O empreendedor deverá desenvolver ações e projetos em conformidade com o plano de atividades e com as etapas estabelecidas para o programa vigente, passíveis de modificações por acordo mútuo.
39. Como parte do programa de atendimento, a incubadora realiza ações de desenvolvimento, agregação de valor, conexão e monitoramento abrangendo os seguintes eixos: empreendedor, capital, gestão, mercado, tecnologia, impacto e integração com o ecossistema local e externo. Tais ações são periódicas, regulares e específicas de cada programa.
40. As ações de integração promovidas pela incubadora são comuns a todos os programas e o engajamento dos empreendedores é condição necessária para continuidade no ecossistema. Essas ações incluem:
    1. Participação de pelo menos um dos sócios ou representante legal em
       reuniões administrativas convocadas pela equipe do CEI(brunch);
    2. Apresentação de pitch pré-brunch;
    3. Citação do CEI em evento, matéria, palestra ou na rede social;
    4. Acesso ao moodle do CEI;
    5. Participação nas atividades de capacitação e de aperfeiçoamento de
       oportunizadas pelo CEI (CEI-Talks, CEI-Business, etc);
    6. Engajamento com órgãos e atividades de ensino, pesquisa e extensão da
       UFRGS, para intercâmbio de experiências e conhecimentos (Ex.: Propor de tema de
       trabalho/pesquisa, ser caso de estudo em alguma disciplina, receber algum aluno extensionista na
       sua empresa, etc)
    7. Submissão a editais de fomento;
    8. Realizar algum evento da empresa nas dependencias do CEI
    9. Realizar algum investimento na incubadora
    10. Fornecimento de informações em pesquisas periódicas conduzidas pelo
        CEI e progresso mensal.

Das disposições gerais

41. Todas as sugestões, reclamações e comunicações formuladas pelos incubados poderão ser feitas através do e-mail cei@inf.ufrgs.br.
42. As dúvidas e casos omissos serão avaliados pela direção do CEI.